De moderne werkplek neemt snel in populariteit toe. Medewerkers willen altijd en overal kunnen samenwerken, vanaf ieder willekeurig apparaat. De moderne werkplek kent dan ook vele voordelen. Maar toch zijn er twee belangrijke aspecten die niet uit het oog verloren moeten worden bij de transformatie naar de moderne werkplek. Ten eerste de gebruikersadoptie: waardoor gebruikers functionaliteiten maximaal kunnen benutten en de efficiëntie verhoogd wordt. Ten tweede de veiligheid, om te voorkomen dat de organisatie ten prooi valt aan cybercriminaliteit.
Van traditioneel naar modern
De afgelopen periode is de vraag naar digitale samenwerking groter geworden. Wij merken dat het mobiele werken, de aard van de werkzaamheden heeft veranderd. Om dit te ondersteunen passen wij vrijwel altijd een Cloud-first strategie toe. Met deze strategie kies je voor applicaties in de Cloud, die het samenwerken tussen personen eenvoudig maken. Hierdoor verplaatsen wij steeds meer applicaties en data naar de Public Cloud, applicaties worden steeds meer afgenomen als SaaS (Software as a Service).
Een traditionele werkplek past dus steeds minder. De complexe infrastructuur die vereist is om een traditionele werkplek te faciliteren, is vele malen duurder in beheer, onderliggende hardware en licenties. Een moderne werkplek is goedkoper in beheer, infrastructuur is nagenoeg niet meer nodig en licenties betaal je enkel naar daadwerkelijk gebruik. Bovendien werk je met een moderne werkplek eenvoudig samen ‘altijd, overal, veilig en vanaf ieder willekeurig apparaat’.
Ontzorg je gebruikers
Naast het financiële aspect, zijn ontzorging en eenvoud andere belangrijke redenen om over te stappen naar de moderne werkplek. Doordat alle applicaties zich in de Cloud bevinden, is het voor de gebruiker mogelijk om basis van één inlog toegang te krijgen tot alle applicaties en data. In één oogopslag worden alle beschikbare applicaties en databronnen op een eenvoudige manier gepresenteerd.
Zodra de gebruiker inlogt, ziet diegene de presentatie laag van de moderne werkplek. Dit is een online portaal dat zich uitstekend leent als sociaal intranet. Gebruikers communiceren met elkaar en blijven geïnformeerd. In de zorgsector is het bijvoorbeeld enorm belangrijk om up-to-date zorgprotocollen te presenteren en cliëntgegevens te raadplegen en/of te muteren.
De presentatie laag brengt alle applicaties, databronnen, informatie- en communicatiestromen bij elkaar. Wij bouwen de presentatie laag op basis van Workspace 365. Een intuïtief online portaal dat persoonlijk is, supergaaf uitziet en op ieder willekeurig apparaat goed tot zijn recht komt.
Samen op reis
Om de introductie van de moderne werkplek te laten slagen ga je vanaf dag één samen met je gebruikers op reis door de wolken. We noemen dit gebruikersadoptie. Betrek je gebruikers meteen bij ideevorming over de inrichting. Gebruikers denken mee over de functionele inrichting, ze geven goed aan welke informatie- en communicatievoorzieningen ze nodig hebben. Dit is meteen de eerste stap in het adoptieproces.
Wat volgt is een compleet adoptieprogramma. Wij hebben een adoptieprogramma ontwikkeld om bewustwording en enthousiasme te creëren. Dit breiden wij uit naar het trainen van gebruikers tot aan de uitlevering en instructie door trainers op de werkvloer.
Zijn we er dan? Nee. Na oplevering evolueert de moderne werkplek. Deze verandert continu, echter wel op een positieve manier, want nieuwe functionaliteiten worden continu toegevoegd. Dit betekent dat trainingen ook continu up-to-date gebracht worden. Na de oplevering van de moderne werkplek zetten wij het trainen van gebruikers voort, door middel van korte instructievideo’s en persoonlijke begeleiding. Hierdoor wordt functionaliteit maximaal benut en wordt de efficiëntie van gebruikers verhoogd.
Veilig samenwerken
Adoptie en training zijn belangrijk, maar een veilige manier van werken is minstens zo belangrijk! Geregeld komt in het nieuws dat een bedrijf ten prooi is gevallen aan een virusuitbraak of cybercriminaliteit. Onderdeel van onze moderne werkplek is een goed informatiesecuritybeleid. Wij zien dit als een integraal onderdeel van de bedrijfsvoering. De moderne werkplek leveren wij standaard met onze security baseline, die niet onderhandelbaar is. Dit klinkt stringent, maar is noodzakelijk voor ieders digitale veiligheid. Dit gaat terug naar de basis met een goed patchmanagementbeleid en het verbannen van niet ondersteunde softwareversies. Zeker niet uitputtend, maar onderdeel van onze standaard baseline zijn Endpoint Security, MFA, MDM en firewalling.
Berry Roemgens
Pre-Sales Consultant